このシステムを使うべき理由 I
警備員名簿をPDF出力できます
警備員名簿をPDFに出力。
写真を登録すれば、PDFに埋め込まれるため、そのまま印刷すればOK。
取得している資格の数や従事する警備業務の内容が１ページに収まらないときは、補助用紙を自動挿入。
その後には、教育実施状況を順次出力して、ひとつのPDFに。
教育実施簿の作成が簡易になります
教育実施簿作成においては、各時限で、◯分休憩してから◯分間講義（実技）を行った、とだけ入力していけば、時間計算は当システムにお任せ。
休憩した時間や講義した時間を修正すれば、それ以降の時間のズレは自動的に再計算される。
１限目と２限目を入れ替える、１限目の後ろに新しい２限目を挿入する、などの操作もボタンクリックでOK。
一度作成した教育実施簿を流用して異なる部分だけを修正することにより、新しい実施簿を作成できる。作成時間を大幅に短縮可能。
「講義」「講義及び実技」「実技」などの方法が施行規則の定めに合致しない場合は、合致するよう、Submit時に修正される。
教育を受講した警備員登録するとき、警備員の採用年月日と退職年月日を見て、その教育の実施日に在籍しているかどうかをチェックし、在籍している警備員だけを登録する。そのため、退職した警備員が受講者の中にいるというようなミスは起こらない。
同様のチェックは配置入力においても行われる。従って、退職した警備員が配置表に出現しているとか、退職後に給与が発生している、というようなことは起こらない。
教育実施状況の作成も簡単です
教育実施簿のデータを読み込んで実施状況を作成するので、教育実施簿と実施状況の教育時間と実施者は必ず一致。
教育事項の順番を変更したり、同じ教育事項を一つにまとめたりすることも簡単。すべての操作がマウスクリックだけで完了。
教育チェックで未受講者を洗い出し
教育チェックで、各警備員ごとに受講した教育を表示。
図の最下行の警備員は、まだ今期の教育が終了していないので教育の欄が空欄になっている。そのため、誰がどの教育が終わっていないのか、すぐに判別可能。
指導者カレンダー
指導者カレンダーは、教育を実施した時間や現場服務した時間をエクセルファイルに出力。
日時の重複をチェックできる。
指導実施簿と照らし合わせることで、指導実施簿の日時ミスを洗い出すことができる。
前後書面
前後の書面は半自動作成。
物件データを読み込んで、警備対象物件・期間・料金などを記入したExcelファイルが作成され、ダウンロード。
★のところは、DBのデータを読み込んで当システムが記入。
★のところは、テンプレートファイルに埋め込まれたもの。
★の部分を物件に合わせて編集すれば、前後書面が完成する。
警備契約一覧の作成支援アプリがあります
図のような警備契約一覧が自動で作成できる。
この契約先一覧は１１月のもので、１２月になってから作成されたもの。そのため、警備業務の最終日が１２月になっているものがあるが、その最終日を消去するなど、ほんの少し手直しをするだけで、警備契約一覧が出来上がる。
指導実施簿はエクセルマクロで
指導実施簿は、エクセルマクロで提供。
本システムから配置データをダウンロードすれば、指導を受けた警備員を配置データから検索するので、間違いが起こり難い。
指導を受けた警備員の履歴機能があり、当月にまだ指導を受けていない警備員が明確になる。
指導計画書に記載した指導内容を前もって登録しておけば、その指導内容を簡単に呼び出せる。
指導実施場所の書き換え機能あり
個別契約書を作成することができます
個別契約書（物件ごとの契約書）の作成機能あり。
DB上の物件データとテンプレートファイルにより、個別契約書を作成。
テンプレートファイルを編集することにより、条文を追加・変更することが可能。
２号業務の基本契約書の作成ができます
２号業務については、基本契約書の作成が可能。
DB上の顧客データとテンプレートファイルにより、基本契約書を作成。
条文は、テンプレートファイルを編集することにより、修正OK。
受注連絡票が作成できます
警備の受注を受けたとき、警備業務の提供期間や、実施日（曜日）、料金等を記載した報告書を作成し、会社に提出するようになっているところは多い。
提出された報告書は、オペレーターが参照し、警備料金の計算や給与の割当に活用し、最終的には会社に保管しているのが通例。
本システムでは、DB内の物件データを取り込んで、図のような受注連絡票を作成することができる。
所轄の警察署によっては、立入検査の１資料として受注連絡票を前後書面に添付しておくように依頼（指導？）される場合があった。